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谈谈基层审计机关AO与OA交互的体会
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谈谈基层审计机关AO与OA交互的体会
  www.shenji.org  中国审计教育网  2008/10/31  我要纠错
 
  作为落实审计署6号令、强化审计项目质量控制的重要举措,各级审计机关相继进行了AO与OA现场审计与审计管理系统的交互。今年,我们在本区义蓬、党山两镇财政决算审计等项目中尝试了AO 与OA的交互审计。通过对项目审计资料从开始至审计终结利用计算机进行全过程记录和归类管理,尝试AO与AO交互实现审计现场与后台的联动指导管理,审计人员既体会了AO 与OA交互的好处,也感受到了交互中存在的一些难点。现结合项目实施情况,对基层审计机关开展AO 与OA交互谈几点粗浅想法。

  一、AO与OA的好处:

  1.用AO进行现场审计的好处:应该说AO是严格遵循审计署6号令进行操作的,它贯穿于审计项目的各个阶段,包括审前准备、审计实施、审计终结等环节。用AO系统有几个手工审计无法达到的好处:一是方便看账,同一个审计组的成员不会出现抢账本的现象。二是对于常规审计事项,可以通过AO系统部分功能自动审计来提高工作效率。三是经过长期的实践与积累,审计机关将积累丰富的、基于同一软件平台的电子审计档案资源,审计档案资源的充分挖掘和利用成为现实。

  2.用OA系统的好处:一是实现审计实施和审计管理各个环节的信息化和规范化,提高管理水平。二是实现审计机关领导对审计现场的指挥管理。通过审计管理系统和审计实施系统的交互,及时沟通管理机关和审计现场,加强对现场的管理控制,及时获取领导对现场的指导和帮助。三是实现本级机关办公自动化、无纸化和上下级之间公文传输网络化。四是通过OA可以实现各级审计机关公共信息的共享。

  应该说,OA系统的最本质的好处是实现领导的指挥与控制管理,而要达到这个目的,就必须实现AO与OA的交互。

  3.AO与OA交互的好处:通过AO与AO交互,审计现场审计资料和审计证据等审计资源的共享,可以实现信息共享、同步审计、同步指导,从而控制审计质量、提高审计效率,具体表现在:一是加强了信息沟通。领导和复核人员不必到审计现场,即可随时掌握所有审计项目的工作进展、审计人员工作完成情况及其遵守6号令等审计准则的情况,并及时向审计组反馈意见和建议;AO数据包的上传,极大地方便了领导、复核人员和审计组之间的信息传输。二是完善了事中的质量控制。通过AO和OA系统的信息交互,为领导根据审计进展情况调整审计重点,以及对审计发现重要问题的定性和决策提供第一手材料;复核人员部门也可通过非现场检查的方式,将检查中发现的审计组及审计人员在执行6号令等方面不够规范的问题,及时与审计组及相关审计人员沟通,进一步完善审计项目执行过程中的质量控制。 三是提高了质量控制的效果和效率。OA和AO系统交互平台的应用,使整个审计从项目计划到审计终结通过这个“平台”实现协调与融合,审计质量与审计效率均有所提高。

  二、在AO与OA交互中实际碰到的一些难点:

  通过对镇财政决算、医院财务收支、社保及住房公积金等专项审计中的AO与OA交互的实践,我们体会到在基层审计机关,要充分实现AO与OA的交互,还存在以下难点:

  1.计划项目录入存在滞后性。按照交互管理办法,在OA的管理中,由办公室负责年初在OA中录入审计项目计划,这样就需要一些审计项目的基本资料与数据,如审计人员、审计时间、审计内容、审计重点等等。这与基层审计机关的现状有一定矛盾,目前由于审计项目的不确定性、审计实施的阶段性、审计力量的有限性,基层审计机关的审前调查不可能在每年年初就实施,方案一般也在正式审计前制订,因而项目计划的OA录入存在滞后现象。

  2.交互的及时性较难体现。基层审计与市局或省厅审计项目不同,他们的审计一般战线长、人员多且可能长期在外地,我们的项目一般审计组成员在3至4人、项目小、时间短,且科室负责人往往是审计组长或审计成员,分管领导也充分了解审计进展情况,在这种环境下,AO数据包上传次数与时间无法控制与掌握。应该说,AO与OA交互的目的是审计组成员之间能够互通信息、审计组长能够及时掌握审计成员的审计现场证据、科室负责人及分管领导能够及时了解审计情况,一般要求在期中或期末撤出审计点时上传AO现场数据。在基层审计机关,由于受设备条件、审计力量、审计项目完成时间等的限制,一般在审计实施阶段结束后才将AO现场数据上传到OA,交互意义无法体现;同时,在设施配备上也不允许多次上传,由于移动KEY的限制、网络安全性的考虑等因素,基层审计无法在现场通过在线形式实施交互,通常是通过离线形式,回单位后才能实现交互,口头汇报与书面汇报的同时进行,交互的好处就无法体现了。

  3.交互的完整性难以落实。由于交互的时效性较强,而我们的项目在审计实施阶段过于注重取证等一系列实质性的审计,对于AO现场数据的形成、打包上传或者某些技术性加工方面不太重视,上传内容存在不全、不精现象,部分项目存在只上传AO中的分析数据、抽样数据、审计疑点、审计日记、审计证据、审计底稿、审计台账等数据中的某一部分,或者由于在AO操作中,程序不到位,部分上传数据不完整(如在审计日记、证据、底稿的关联上不够、审计底稿的复核忽视、审计底稿中问题的定性及金额未填列导致台账的空白等等),这些问题的存在均导致了交互的完整性不够。而对于AO系统本身,部分现场审计过程、审计专家经验、SQL语句等无法上传到OA,这也影响了项目的完整性。

  4.交互的目的性无法体现。由于目前OA审计管理系统中软件本身存在与基层审计不够匹配等原因,设计不够全面、维护不够及时等原因导致基层审计的审计法规库、公文流程无权限追加更新、修改。按规定,在审计项目的实施中,我们可以从OA中将被审计单位信息、审计师经验数据包等导入AO,从而便于现场审计,实际由于OA功能的限制,目前基层审计机关OA系统中,被审计单位资料库、专家经验及法规库没有配套。

  同时,在实际操作中,基层审计机关也无法完整地对被审计单位信息进行更新或添加。一个审计项目完成后,特别是已经实现项目AO与OA交互后,按规定可以根据审计情况对被审计单位基本数据库进行更新或添加。但实际操作中很难做到:即使在“被审计单位资料树”中采取“维护所属被审计单位”中添加功能,也无法将一些审计所取得的数据或有关资料输入其中,因为目前OA系统中设置的表格过于格式化、而格式又过于企业化,基层审计机关具有很大覆盖面的乡镇、行政事业单位等被审计单位的基本情况、审计数据资料等无法对应填入。

  5.交互的严肃性不够。审计机关实施AO与OA交互的目的是为了实现审计项目的全过程控制与指导,由于审计人员在计算机方面知识的缺乏、AO、OA系统操作的不熟练,加上部分审计项目出于多方面考虑,审计项目在交互中不可避免存在多次修改、删除、人为加工包装的因素,交互的严肃性不够。部分审计项目则在交互过程中只注重AO系统审计证据、底稿等的复核,对于上传给OA中的现场审计数据包的二次复核,往往只注重内容的完整性,而忽视复核证据的相关性及审计定性的准确性,或存在不填复核意见、事后补复核的现象。

  6.审计人员认可性有待提高。当前基层审计机关,审计专业知识与计算机技术知识并重的复合性人才极其缺乏,审计人员由于传统审计观念的束缚,加上AO本身系统设置中WORLD的编辑功能较弱,OA系统的实时跟踪与修改痕迹的保留,迫使审计人员采取延长现场审计时间来完整交互内容,这也容易使审计人员产生对AO与OA交互抵触的消极、畏难等情绪。

  三、对基层审计机关实行AO与OA交互的建议:

  1.首先,应从思想上克服基层审计人员的抵触畏难情绪,加大力度开展各种形式的培训,使基层审计机关也涌现一批既精通审计专业又熟悉计算机专业的高端复合型审计人才,为AO、OA系统应用创造先决条件。

  2.其次,针对目前基层审计机关在AO 与OA交互操作中存在的一些问题,建议上级审计部门应及时修改完善OA系统中一些不符合实际、应用繁琐的公文流程,增添一些方便智能易用的管理模块;同时,上级审计机关信息及法制部门应及时维护更新财经审计法规库,添加诸如一些审计常见问题的审计定性及处理处罚的财经法规,为财经领域存在的普遍、共性的违法违规问题提供定性、处理处罚依据和法规保障。

  3.最后,出台制度明确交互内容及职责。各级审计机关应出台AO、OA系统应用的各项制度,明确信息交互内容,以制度规定审计项目全过程的AO与OA交互:在准备阶段,应交互审计项目基本信息、与本项目审计相关的审计专家经验;在现场实施阶段,应交互审计日记、审计工作底稿、发现问题的审计取证记录等情况;在报告阶段,应交互审后会议记录情况、形成专家经验,并更新被审计单位资料库。同时,为了便于交互操作,明确责任,基层审计机关也应以制度明确信息交互时限。如我们可规定审计组长每周五将本周实施审计所形成的审计现场资料上传,重大、紧急问题及时上传;规定科室负责人在三天内审查审计组上传的AO数据包,并提出审查意见;分管领导在五天内根据科室负责人审查意见及上传AO数据包作出批示,提出工作要求等等,明确各个环节的责任,推广AO与OA交互的应用与效果。

作者:庞炳新 吕勇勤(浙江省杭州市萧山区审计局)  编辑:moodstar   
 
 
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